Penyimpanan arsip berdasarkan nomor atau kode klasidikasi

 Pengertian penyimpanan  arsip berdasarkan nomor/ kode klasifikasi 

Sistem nomor klasifikasi adalah salah satu sistem penyimpanan arsip berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing - masing atau setiap masalah di beri nomor atau kode klasifikasi arsip.

Contoh pola klasifikasi arsip 

100 KEPEGAWAIAN.    (POKOK MASALAH)

  100 CUTI.                           (SUB MASALAH)

 111CUTI MELAHIRKAN(SUBSUBMASALAH)

112 CUTI TAHUNAN (SUB SUB MASALAH)

200 KEUANGAN  (POKOK MASALAH)

210 GAJI.   (SUB MASALAH)

220 PAJAK (SUB MASALAH)

230 TUNJANGAN  (SUB MASALAH)

300 SURAT BISNIS (POKOK MASALAH)

310 PERKENALAN. (SUB MASALAH)

320 PERMINT. BARANG (SUB MASALAH)

330 PENWRN. BARANG (SUB MASALAH)

340 PESANAN BARANG ( SUB MASALAH)

350 PENG.  BARANG ( SUB MASALAH)

Peralatan yang digunakan:

Buku agenda (MS Excel )

Ordner /filing cabinet

Guide

 Hang map

Laptop/komputer 

Daftar indeks

Perforator

Kelebihan sistem nomor kode klasifikasi 

Penghematan waktu pencarian dokumen .Dokumen disimpan dalam satu tempat yang sama.

Dokumen dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru.

Mudah untuk menyimpan arsip tersebut.

Sistem nomor kode klasifikasi sangat cocok untuk organisasi besar/Perusahaan Besar.

Kelemahan sistem nomor kode klasifikasi 

Daftar klasifikasi dapat tumbuh tidak terkemdali.

Tidak efektik bila istilah yang digunakan terbatas.

Perluasan daftar klasifikasi membutuhkan bantuan analis berpengalaman.

Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.

Diperlukan petunjuk silang untuk menyatukan berbagai subjek.

Pemborosan bagi organisasi kecil.

Prosedur penyimpanan arsip 

-Memeriksa arsip

Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut sudah tergolong arsip inaktif (arsip sudah diproses).

-Memberi indeks 

Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan pada nama apa atau subyek apa atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan pada sistem Sistem nomor kata tangkapnya berdasarkan nomor kode

klasifikasi. Dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap/label yang sama.

-Memberi tanda

Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda atau kode penyimpan yang digunakan pada peralatan penyimpanan filing kabinet atau ordner puta kata tanggakap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindek.

-Melakukan Penyortiran 

Pada tahap menyortir adalah mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ketahap terakhir yaitu penyimpanan. Misalnya, kumpulkan semua arsip yang pokok masalahnya kepegawaian dengan kode klasifikasi 100 atau sub masalah cuti melahirkan dengan kode klasifikasi 111 dan seterusnya.

-Menyimpan arsip

Pada tahap terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. 

Contoh:

1. Surat tentang masalah cuti melahirkan disimpan ke dalam map/ordner yang diberi kode penyimpanan 111.

2. Surat tentang masalah pesanan barang disimpan ke dalam hang mip/ordner yang diberi kode penyimpanan 340.

3. Surat tentang pengiriman barang disimpan ke dalam hang map/ordner yang diberi kode penyimpanan 350.